Así como la preparación personal de cada vocero o vocera es importante, existen otros factores sobre la planificación de las condiciones en las que se llevará a cabo la interacción con la prensa.
Por eso, hoy abarcaremos el tema de cómo organizar una conferencia de prensa exitosa, una actividad cuyo rol en la comunicación de las organizaciones es primordial.
1. Definir tema y objetivos
Tener conferencia de prensa exitosa implica plantear un objetivo específico. Si bien durante la prensa se tratan diferentes asuntos, no se pueden desarrollar todos al mismo tiempo, pues causaría desorganización. Unos ejemplos de objetivos pueden ser: dar un anuncio de interés, lanzar un producto/servicio, iniciar una campaña, etc.
2. Elegir a los periodistas
De acuerdo al tema a desarrollar, es necesario identificar a los periodistas especializados que estarán más interesados en darnos cobertura y sabrán desenvolverse mejor según su experiencia. Para esto podemos apoyarnos en nuestra base de datos y en periodistas con los que usualmente colaboramos.
3. Definir fecha y lugar
Lo esencial es no coincidir con fechas festivas o acontecimientos importantes, de lo contrario no se podrá lograr la cobertura deseada. Además, al elegir el lugar es necesario considerar la accesibilidad y la conveniencia para los medios.
4. Convocatoria y confirmación
Lo siguiente es contactar a los periodistas. No debemos olvidar que los medios buscan hechos novedosos, actuales y relevantes. Por eso, la forma en que se presente el tema al periodista debe atractiva. Días antes de la fecha establecida, deberemos solicitar la confirmación de los invitados para tener un cálculo aproximado de los asistentes.
5. Materiales de apoyo
Estos tienen que ser preparados con anticipación. Tanto los que utilicen en la presentación a manera de soporte, como el material informativo que en ocasiones se distribuye entre los periodistas asistentes. Los materiales de apoyo son solo un complemento, por lo que no deben ser causa de distracción.
6. Protocolo
Un desarrollo ordenado dará una mejor impresión para organizar una conferencia de prensa exitosa. Si contamos con la presencia de personalidades invitadas en la mesa o panel, es importante tener en cuenta el orden de precedencia para ubicarlos.
7. Medir los resultados
Por último, se debe medir qué tan efectiva fue la conferencia de prensa. Para lo cual podemos aplicar algunos indicadores como el número de medios asistentes, la cantidad de impactos producidos, el espacio dedicado en cada medio y la equivalencia en valor publicitario.
